【Word】両面印刷用にページ番号を左右に配置する

9月 23, 2009 in Blog, PC-help


Wordでマニュアルを作りました。

ページ上部には文書の名前、下部にはコピーライトを入れたので、ページ番号は左右の余白に設置。
いざ印刷してみると、両面印刷にしたために、一部のページでは閉じしろ部分にページ番号が配置されることになってしまいました。
両面印刷することを前提に、ページ番号を左右に配置する設定をしなければいけなかったのです。

【Word2007】
(表紙にはページ番号を入れない設定とします)

  1. 2ページ目にカーソルを置いた状態で、リボン[挿入]/ページ番号/ページの余白/縦右(縦左)。
    → ヘッダーとフッターが表示される。
  2. リボン[ヘッダー/フッターツール]の[デザイン]の[オプション]/[先頭ページのみ別指定]と[奇数/偶数ページ別指定]にチェック。
    → [1ページ目のヘッダー/フッター]・[偶数ページのヘッダー/フッター]・[奇数ページのヘッダー/フッター]に表示が変わる
    ※この段階では最初に設定したページ番号が、3ページ目に配置されています。
  3. [偶数ページのヘッダー/フッター]スペースにカーソルを移動し、リボン[ヘッダー/フッターツール]の[デザイン]の[ヘッダーとフッター]グループから[ページ番号]をクリックして、配置したい方(右 or 左)を選択。
  4. [奇数ページのヘッダー/フッター]スペースにカーソルを移動し、リボン[ヘッダー/フッターツール]の[デザイン]の[ヘッダーとフッター]グループから[ページ番号]をクリックして、偶数ページとは反対に配置。
  5. [ヘッダーとフッターを閉じる]ボタンを押す。

これで、両面印刷に対応することが可能です。

ヘッダーのページ中央・フッターのページ中央に配置すれば、こんな手間をかけずに簡単に両面印刷可能ですけれど、少しこった書類にしたいときにご利用ください。

 

【Word2007】描画キャンバスを自動的に挿入する

9月 17, 2009 in Blog, PC-help


画像や図形をグループ化するには、描画キャンバスが必要であるとお話しました。
画像をたくさん取り込んで、しかも取り込んだ中でグループ化等を駆使して仕上げる書類の場合、その都度描画キャンバスを配置するのは面倒です。以前のバージョンのWordに慣れている方の場合(というか自分は)、忘れて作業を進めてしまうこともしばしば。

そんな場合は、自動的に挿入するよう設定してしまうという方法もあります。

  • (ウィンドウ左上の)[Office]ボタン/[Wordのオプション]ボタン
  • Wordのオプションウィンドウの左側メニューから[詳細設定]をクリック
  • [オートシェイプの挿入時、自動的に新しい描画キャンバスを作成する]のチェックボックスにチェックを入れる

設定してみてはいかがですか?

 

【Word2007】画像や図形のグループ化ができない

9月 14, 2009 in Blog, PC-help


使っていて気付いたことなのですが、Word2003までは当たり前にできていた複数の画像のグループ化が、Word2007ではできません。同じ方法で試しても[グループ化]のメニューがグレーのまま、選択することができないのです。

調べたとところ、Word2007でグループ化をするためには『描画キャンバス』が必要なのだそうです。以前のバージョンにもあった機能ですが、使っていなかった方も多いと思います。

描画キャンバスの表示手順は以下の通り。

[挿入タブ]/[図]エリアの[図形]/[新しい描画キャンバス]をクリック

このエリア内に画像や図形を配置すれば、今まで通りグループ化することができます。

 

【Word】文字列の折り返し[外周]と[内部]の違い

8月 21, 2009 in Blog, PC-help


Word_文字の折り返し[外周]前回の続き、Wordにおける文字列の折り返し設置について、今回は[外周]と[内部]の違いについて説明します。

画像を挿入して、文字列の折り返しを設定してみましょう。
まず[外周]を選択。
次に[内部]を選択。
どうですか? 変化はありましたか?
挿入した画像ファイルのイラストにもよりますが、ほとんど変化はなかったと思います。
左の画像ファイルで試したところ、ほとんど変化はありませんでした。これは[外周]を選択した状態です。

Word_折り返し点の編集[外周]と[内部]を選択した時だけ、普段はグレーでクリックすることができない[折り返し点の編集]というメニューが選択できるようになります。

[外周]と[内部]の大きな違いは、折り返し位置を変更した場合の変化にあります。
この説明ではわかりにくいので、画像で見てみましょう。

Word_折り返し点の編集すると、画像に黒い四角と赤いラインが表示されます。
このラインをドラッグで移動すると、文字の折り返し位置が変更できるというものです。
イラストのギリギリまで文字を寄せることができるようになります。

しかし、[外周]の場合は、あくまでも外周です。[内部]の場合は、左のイラストでいう猫の足の部分にまで文字を回り込ますことができますが、[外周]の場合はできません。

Word_[内部]を使った文字列の折り返し完了図文字列の折り返しを[内部]に設定し、折り返し点を編集した場合の完成図がこちら。

文章が読みやすいとは言えませんが(苦笑)、これをうまく使えば、シンプルな書類にもよい味付けができそうです。

 

【Word】画像の周りに文字を配置したい

8月 20, 2009 in Blog, PC-help


Word_文字の回り込みWordでは、簡単に画像を挿入することができます。[メニュー]/[挿入]で、クリップアートや画像ファイルを挿入するのみです。

しかし、普通に挿入すると、このように、文章が途切れてしまいます。
この配置を改善する機能が『文字列の折り返し』です。

Word_文字の折り返し挿入した画像をクリックした状態で、[図ツール]/[書式]/[文字列の折り返し](Word2007の場合)をクリックします。
すると、行内・四角・外周・背面・前面・上下・内部というリストが表示されます。
上記のように、挿入した場合の初期値は[行内]です。
リストにはサンプルのような小さなイラストが表示されていますので、参考にして選択しましょう。

Word_文字列の折り返し_四角一般的に良く使われるのは[四角]です。取り込んだ画像の周りを、文字が回り込みます。
この場合、描かれているイラストが丸くても、画像ファイルの形である四角に沿って配置されます。
写真を挿入する場合は、もともと四角い画像ですので、四角を選択すればOKです。
ただ、丸いイラストが描かれている場合は、部分的に余白が多くなってしまい、違和感を感じるかもしれません。
この時に利用するのが[外周]です。

リストの項目ごとの特徴は、以下の通りです。

  • 行内:初期値。行の一部として、画像を配置する。
  • 四角:画像ファイルの四角に沿って文字を折り返す。
  • 外周:イラストの余白部分に沿って文字を折り返す。
  • 背面:バックグラウンドイメージとして、文字をイラストの上に配置する。
  • 前面:文字の上にイラストを配置する。重なる部分の文字は読むことができない。
  • 上下:文字を画像ファイルの上下に配置する。
  • 内部:イラストの余白部分に沿って文字を折り返す。

使い分けが難しいのは[外周]と[内部]です。次回はこの違いについてご説明します。

 

【Word】次のページをつくりたい

8月 5, 2009 in Blog, PC-help


Wordで文章作成中、ページが終わらないうちに次のページを表示させたい(次のページに文章を入力したい)ときは、ひたすら改行するしていました。
しかし、Word2007の場合、改行しなくてよいということに気付きました!

リボン/[挿入]/[空白のページ]ボタンをクリック

たったこれだけ。
カーソルを置いておいた位置によっては、予期せぬ(後ろに1ページ追加するつもりが、前に1ページ追加されてしまった等)事態に見舞われますが、それも使い慣れればコントロールできるでしょう。
覚えておいて損はないテクニックです。

 

【Word】【Excel】イラストの上に文字を書きたい

7月 29, 2009 in Blog, PC-help


Wordでイラストの上に文字をのせるWordを使ってバザーや音楽会などのチラシ・ポスターを作る方は多いと思います。
ポスターやチラシでは、画像を使いたいですよね。

このように、イラストの上に文字をのせるという方法を使ったことがある人も多いと思います。
手順は以下の通りです。

■Word2003の場合

  1. 挿入したイラストや写真を選択したら
  2. 図のツールバーが表示されている場合は[テキストの折り返し]/[背面]を選択
  3. 図のツールバーがない場合は、右クリック/[図の書式設定]/[レイアウト]タブ/[背面]を選択

■Word2007の場合

  1. 挿入したイラストや写真を選択したら
  2. リボン/[図ツール]/[書式]/[テキストの折り返し]/[背面]を選択

同じことをExcelでもできるかというと、手順が少し違います。
Excelでは、図形の順序を変更することはできるのですが、最背面にしても、セルに入力された文字の下に表示されることはありません。この場合の順位のコントロールは、図形だけが対象なのです。

同じようなことをExcelでしたい場合は、セルに文字を入力するのではなく、テキストボックスに文字を入力しましょう。
この方法だと、共に図形扱いとなるため、重ね順を調整することが可能です。

■Excel2003の場合

  1. 背面に設置したいイラストや写真を挿入する
  2. [図形描画]ツールバーから[テキストボックス]をクリックし、イラストの上にドラッグして適当な大きさのテキストボックスを作る
  3. テキストボックス内に文字を入力する
  4. テキストボックスのライン上にマウスカーソルを移動し、右クリック/[テキストボックスの書式設定]を選択
  5. [色と線]タブ/塗りつぶしの[色]を[塗りつぶしなし]・線の色を[線なし]に変更/[OK]ボタン

■Excel2007の場合

  1. 背面に設置したいイラストや写真を挿入する
  2. リボン/[挿入]/[テキストボックス]をクリックし、イラストの上にドラッグして適当な大きさのテキストボックスを作る
  3. テキストボックス内に文字を入力する
  4. テキストボックスのライン上にマウスカーソルを移動し、右クリック/[図形の書式設定]を選択
  5. [塗りつぶし]/[塗りつぶしなし]をチェック・[線の色]タブ/[線なし]をチェック/[閉じる]ボタン

※イラストの色が濃く、文字が読みにくい場合は、塗りつぶしの[色]を[白]等にして[透明]で透過度を調整することで、読みやすくできます。

Excelで、イラストの上に文字を重ねたものExcelで行ったものがこちら。

イラストも文字も“図形”という扱いになりドラッグで移動できるので、イラストと文字を少しずらして配置したい等、そういうときにはこちらの方が便利かもしれません。

 

【Word】表をなくしたい

7月 28, 2009 in Blog, PC-help


地域や学校など、役員になると前年度のデータをいただいて引き継ぐことがあります。
しかし、第三者が作った書類は、カスタマイズが難しく、結局全部入力し直す……なんてことも。
中でも手こずることが多いのは、Wordの表です。コピーして新しいファイルを作成しても線が消えない、紙をはみ出して文字が入力されてしまうなど、うまくいかないことが多いようです。

文面をコピーすると表データとしてコピーされてしまいますが、各セルごとに文字をコピーし貼りつけを行えば文字データとしてコピーされます。ただ、情報の多いものはこの方法だとかなり大変です。

個人的には、表データをコピーして、メモ帳に貼りつけ → そのデータを再びコピーして、Wordに貼りつけるという手順を用いることが多いです。
フォントの色や大きさなど、書式設定を維持する必要がないのであればこれが最適!と思っていました。

しかし、Wordには[表の解除]という機能がありました!

■Word2003の場合

  1. 表の中にカーソルを移動(表ないならどこでもOK)
  2. メニュー/[罫線]/[変換]/[表の解除]を選択
  3. [文字列の区切り]を段落記号、タブ、カンマ、その他のどれかにチェックして[OK]

■Word2007の場合

  1. 表の中にカーソルを移動(表ないならどこでもOK)
  2. リボン/[表ツール]/[レイアウト]/[表の解除]を選択
  3. [文字列の区切り]を段落記号、タブ、カンマ、その他のどれかにチェックして[OK]

これで、指定した区切りで区切られた文字列になります。
列数の多い複雑な表には向きませんが、表をリセットすることはできます。お試しください。

 

【Excel】【Word】cm単位でサイズを指定した四角をつくりたい

7月 22, 2009 in Blog, PC-help


「エクセルで、10cm×5cmの四角の中に文字を打ち込み、印刷したい。セルを結合して印刷してみたが、小さすぎる。どうしたらいいか?」という相談がありました。詳しくお話を聞いてみると、切り取って使うラベルを作っているようです。
それなら簡単。オートシェイプを使いましょう。ExcelでもWordでも同じようにつくることができます。

【Excel2003以前の場合】

  1. [図形描画]バーの[四角形]をクリック
  2. ドラッグで適当な大きさの四角を書く
  3. 図形のライン上(カーソルが四方向の矢印となる位置)にマウスカーソルを合わせ、右クリック
  4. オートシェイプの書式設定を選択
  5. [サイズ]タブを選択
  6. [高さ]と[幅]を設定
  7. [OK]ボタンを押す

【Excel2007以降・Word2007の場合】

  1. リボンの[挿入]タブをクリック
  2. [図形]をクリックして[正方形/長方形]をクリック
  3. ドラッグで適当な大きさの四角を書く
  4. 図形のライン上(カーソルが四方向の矢印となる位置)にマウスカーソルを合わせ、右クリック
  5. オートシェイプの書式設定を選択
  6. [サイズ]タブを選択
  7. [高さ]と[幅]を設定
  8. [OK]ボタンを押す

これで、cm単位でサイズを指定した四角が完成です。

ラベルとして利用するには、この中に文字を入力すればOKです。

 

【Word】文字が重なって表示されてしまう Part2

7月 13, 2009 in Blog, PC-help


【Word】文字が重なって表示されてしまう』という現象の解決方法をお伝えしましたが、文字間隔の設定には異常がないケースがあります。
よくよく話を聞くと『印刷したらおかしくなった』という条件がありました。

調べてみたところ、Microsoftサポートオンラインに、事例があります。

【Microsoftサポートオンライン】
Word 2003 および Word 2002 でプリンタを変更して印刷すると文字が重なって印刷、表示される
Word 2002 で文字が重なって表示される場合の対処方法

最初の事例では、[印刷]ダイアログで選択するプリンタを変更するといった、さほど難しくない回避策が指示されているので、Word2003を利用されている方はこちらから試すのが良いでしょう。

次の事例では、最初に、前回『【Word】文字が重なって表示されてしまう』とで説明した解決方法が出ています。
しかし、これで直らなかった場合の対処方法がけっこう大変……。

フォント キャッシュを削除して、再構築する、フォントを再インストールする、ハード ディスクからフォントを完全に削除するといった方法になります。
やり方は詳しく説明されていますので、もし、この症状が出て、それまでの解決法では効果がなかった場合は、参考にしてください。