【Word】文字が重なって表示されてしまう

7月 10, 2009 in Blog, PC-help


自分自身は全く経験したことのない現象なのですが、Wordで、文字が重なってしまったという相談が時々あります。
一度文字を消して入力し直しても同じだといいます。それまでは表示されていたけれど、フォントサイズを小さく変更したらこの状態になったというケースもあります。

本人は何をやったのか覚えていないといいますが、症状から調べてみると、フォントの設定を変更してしまっているようです。

【Word2003の場合】

  1. 重なってしまっている文字を選択
  2. [メニュー]/[フォント]/[フォント]ウィンドウが開く
  3. [文字幅と間隔]タブを確認
  4. [倍率]100% [文字間隔]標準 とする

【Word2007の場合】

  1. 重なってしまっている文字を選択
  2. [ホーム]リボン/[フォント]の右下のボタンをクリック/[フォント]ウィンドウが開く
  3. [文字幅と間隔]タブを確認
  4. [倍率]100% [文字間隔]標準 とする

これで戻るケースがほとんどです。

もし初期値がこの設定になってしまっている場合は、上記方法で表示されるフォントウィンドウの左下にある[既定値そして設定]をボタンを押しておきましょう。

 

【Data】WordやExcelの資料を他の人に渡す

4月 30, 2009 in Blog, PC-help


前回の『前年度の資料を参考に今年度の資料を作る』に関連して意識していただきたいのが、ファイル形式です。
WordやExcelを使って作ることが多いと思いますが、バージョンの違いによっては、ファイルを開くことができません。特に、2007は危険です。人に渡すときは、できれば事前に相手の利用しているバージョンを確認し、合わせた形式に保存し直してから渡しましょう。

すでに作ってあるファイルを別のバージョン用に保存するときは、[名前をつけて保存]を選択し、[ファイルの種類]を変更します。
選択可能な種類が表示されますので、その中から、お渡しする方の利用している種類を選択して、保存ボタンを押せば完了です。

先方の利用しているバージョンがわからない場合は、Wordなら[97-2003文書]、Excelなら[97-2003ブック]を選択しておくのが無難です。
古いバージョンなら、最新バージョンを使っている方は開くことができるからです。

今年度の資料を作る方は、そのファイルをコピーして、編集・修正をしていくことで、そのファイルに設定されている[ファイルの種類]も引き継ぐことができます。
改めて書き出しし直す必要がありませんので便利です。

 

【Word】初期状態に戻したい

4月 9, 2009 in Blog, PC-help


Wordを使っていて、何が起きたかよくわからないけれどいつの間にかおかしくなっていることがあります(私の場合は、ヘッダー・フッターを設定したものを編集していると、いつの間にかなくなっていることがよくあります)。

先日の相談は、図形に文字を入力すると、図形の2/3程度の位置で勝手に改行してしまうというものでした。原因はわからないといいます。

ルーラーを表示して確認したところ、右インデントの位置がずれていました。しかし、初期値がその状態になっているらしく、何度図を描いても、同じような位置で改行してしまうという現象が続きます。
オートシェイプの既定値を変更することはできるのですが、この方法だと文字位置やインデントの設定は関係ありません。毎回直すのも面倒です。

今回は初期設定に戻したいということで、Word全体の書式設定をリセットする方法をとりました。
作業としては『Wordの初期設定ファイルを削除する』、これだけです。
次に起動したとき、新しい初期設定ファイルが作られます。
問題は、そのファイルの場所がどこか、ですね。

まずは、Wordを終了しておきます。
そして、初期設定ファイルを探します。ファイルの名前は『Normal.dotm』です。
以下の場所にあります。

C:¥ユーザー¥[ユーザー名]¥AppData¥Roaming¥Microsoft¥Templates(Vistaの場合)
C:¥Documents and Settings¥[ユーザー名]¥Application Data¥Microsoft¥Templates(XPの場合)

マイコンピュータの、Cドライブの、ユーザーの、ユーザー名の……
と、ここまで順調に来たものの、AppDataがない!という方がいるかもしれません。というか、表示されていない方の方が多いかもしれません。
そういう場合は、フォルダウィンドウのアドレスバーをクリックして、続きを入力してください。[Enterキー]を押すと、Templatesのフォルダが開きます。『Normal.dotm』が見つかるはずです。(拡張子を表示していない場合は『Normal』と表示されます)
ただ、これを削除してしまうのは心配なので、名前を変更しておくのがいいでしょう。

これでWordを起動すると、初期状態に戻っているはずです。
いかがですか?

 

【Word】行数の多い表を作りたい

4月 8, 2009 in Blog, PC-help


Wordで表を作るとき、ツールバーの[表の挿入]ボタンを利用して始める方が多いと思います。
しかしこの方法だと、画面表示されるエリアの大きさの表しか選択できません。試しにやってみたところ、私の設定だと列数が22、行数が31でした。
もっと行数の多い表を作るにはどうしたらいいかという相談がありました。
とりあえず、できる範囲で最大値の表を挿入してから、行を追加するという方法もありますが、もっと簡単な方法があります。

【Word2000、2002の場合】

  1. メニューバー/罫線/挿入/表を選択
  2. 列数と行数を入力してOKボタンを押す

【Word2007の場合】

  1. 挿入タブ/表/表の挿入を選択
  2. 列数と行数を入力してOKボタンを押す

行数の多い表を作成するときには、この方法がおすすめです。