【Excel】印刷したら真っ白！
データはしっかり入力してあるのに、印刷プレビューをみたら真っ白。または、一部分しか印刷されないということがあります。
その場合は次の点をチェックしましょう。
印刷プレビューから設定をクリック
- ページタブ：拡大縮小印刷は適切か（10％だと小さすぎて真っ白に見えることも）
- 余白タブ：ページのほとんどが余白になるような異常な設定になっていないか
- シートタブ：印刷範囲が設定されていないか
問題ない場合は次へ進む。
- [メニューバー]／[ファイル]／[印刷範囲]／[印刷範囲のクリア]
これで解決することが多いです。
知らないうちに印刷範囲を設定してしまう人は意外と多いようです。うまくいかないときはチェックしてみましょう。
【Data】WordやExcelの資料を他の人に渡す
前回の『前年度の資料を参考に今年度の資料を作る』に関連して意識していただきたいのが、ファイル形式です。
WordやExcelを使って作ることが多いと思いますが、バージョンの違いによっては、ファイルを開くことができません。特に、2007は危険です。人に渡すときは、できれば事前に相手の利用しているバージョンを確認し、合わせた形式に保存し直してから渡しましょう。
すでに作ってあるファイルを別のバージョン用に保存するときは、[名前をつけて保存]を選択し、[ファイルの種類]を変更します。
選択可能な種類が表示されますので、その中から、お渡しする方の利用している種類を選択して、保存ボタンを押せば完了です。
先方の利用しているバージョンがわからない場合は、Wordなら[97-2003文書]、Excelなら[97-2003ブック]を選択しておくのが無難です。
古いバージョンなら、最新バージョンを使っている方は開くことができるからです。
今年度の資料を作る方は、そのファイルをコピーして、編集・修正をしていくことで、そのファイルに設定されている[ファイルの種類]も引き継ぐことができます。
改めて書き出しし直す必要がありませんので便利です。
【Excel】すべてのシートを選択
Excelにおいて、複数のシートを同時に選択する方法は有名ですよね。
- 連続する複数シート：Shiftを押しながら選択
- 連続しない複数シート：Ctrlを押しながら選択
では、すべてのシートを一度に選択する方法はないのでしょうか？
ちゃんとありました。
しかもとっても簡単。
- シートの見出し部分で右クリック
- すべてのシートを選択をクリック
たったこれだけでした。
個人利用においては大量のシートを使うことは少ないのですが、仕事においてはものすごくシート数の多いデータをいただくこともあります。
覚えておくと便利です。
私の場合、複数シート選択した状態を忘れて作業してしまうことが時々あるので危険ですが（苦笑）。
（もちろん、お預かりしたデータはそのままの状態で保存し、コピーしてから加工するので大丈夫ですよ!!!）
【Excel】24時間以上の時間を表示させる
前回の記事『【Excel】時間がうまく計算できない？』の続きです。
24:30は、0:30となってしまうというお話でしたね。
では、24:30と表示させるにはどうしたらいいかをお話しましょう。
書式設定を使って解決することができます。
- 対象のセルをクリックして選択
- 右クリック／セルの書式設定を選択
- 表示形式タブ／分類／ユーザー定義を選択
（現在は『h:mm』となっていると思います）- 種類(T)のすぐ下の入力スペースに『[h]:mm』と入力
- OKボタンを押す
これだけです。
旅行のスケジュールではあまり利用しませんが、仕事管理や労働時間管理の際には活躍する書式ですので覚えておきたいですね。
【Excel】時間がうまく計算できない？
現在開催中の御開帳を訪れてみようと、プランを立ててみました。回向柱を触るのに90分、途中で30分お茶をして、信濃美術館で60分見学……というふうに。
さて、全部でどれくらいの時間がかかるかなとSUM関数を使って合計し、時刻表示にしてみると、答えは『0:00』。おかしいです。
この場合、分の入力の仕方に問題があります。
90分は『90』ではなく、『1:30』、30分は『30』ではなく『0:30』というように、時間単位で入力すると、SUMを使えばきちんと合計時間が表示されます。
ちなみに私の御開帳プラン、7:10でした。満喫しようと思うと1日かかりますね。
ただこの方式だと、24時間を超えたところでまた0になってしまうんです。
合計が24:30なら、表示は『0:30』です。その解決方法は次回に。
【Excel】数字を入力しただけなのに、表示がおかしい
Excelに数字を入力したあと、Enterキーで確定したら変な状態になってしまったことはありませんか？
申請書等に入力する際、12桁以上の番号を入力することがあります。『123456789012』と入力したはずが、Enterキーで確定したとたん『123457E+11』となってしまった！
これはExcelの仕業です。
新規ワークシートでは、すべてのセルに [G/標準] の表示形式が設定されています。通常 [G/標準] の表示形式では、入力された数値はそのままの書式で表示されます。ただし、セル幅が数値全体を表示するのに十分でない場合は小数が四捨五入され、また、大きな数値は指数で表示されます。[G/標準] の表示形式では、数値は11 桁まで表示されます。
http://support.microsoft.com/kb/416582/ja より
つまり、初期状態では、数値は11桁までしか表示できないのです。
表示したい場合の手順は以下の通りです。
- 12桁以上の数値を入力したいセルを、クリックして選択
- 右クリック／セルの書式設定を選択
- 表示形式タブ／分類／数値を選択してOK
ただし、15桁までとなります。ご注意ください。
