【Data】WordやExcelの資料を他の人に渡す
前回の『前年度の資料を参考に今年度の資料を作る』に関連して意識していただきたいのが、ファイル形式です。
WordやExcelを使って作ることが多いと思いますが、バージョンの違いによっては、ファイルを開くことができません。特に、2007は危険です。人に渡すときは、できれば事前に相手の利用しているバージョンを確認し、合わせた形式に保存し直してから渡しましょう。
すでに作ってあるファイルを別のバージョン用に保存するときは、[名前をつけて保存]を選択し、[ファイルの種類]を変更します。
選択可能な種類が表示されますので、その中から、お渡しする方の利用している種類を選択して、保存ボタンを押せば完了です。
先方の利用しているバージョンがわからない場合は、Wordなら[97-2003文書]、Excelなら[97-2003ブック]を選択しておくのが無難です。
古いバージョンなら、最新バージョンを使っている方は開くことができるからです。
今年度の資料を作る方は、そのファイルをコピーして、編集・修正をしていくことで、そのファイルに設定されている[ファイルの種類]も引き継ぐことができます。
改めて書き出しし直す必要がありませんので便利です。