【Data】前年度の資料を参考に今年度の資料を作る

学校や地域の集まりでは、役員交代の時期ですね。
我が家の父も、地域の総会資料を、前年度の担当者からCDでいただいてきたようです。USBメモリでいただいたものもありました。

このように、他の人からいただいたデータを利用して資料を作る時は、いただいたデータはそのまま残して置く方が無難です。CDなら、ディスクを保存しておけばいいのですが、USBメモリだと上書きできるので注意が必要です。

私もWebの更新や資料作成等のためにお客様からデータをいただくことはありますが、その場合は、まず自分のパソコンに『元データ』を入れておくフォルダ作り、そのフォルダ内にUSBメモリ等の記憶媒体からデータをコピーします。
全部の書類を今年度版として利用するなら、コピーしたフォルダをそのままコピーして、名前を変更します。
『2009年度総会資料』等ですね（その場合は『元データ』フォルダも『元データ_2008年度』としておいた方がわかりやすいでしょう）。

他人が作った資料は、編集もスムーズにいかないことがあります。
そういった場合、一度元に戻した方が早いというケースもありますし、過去資料として再確認したい場合もあります。
元データはそのまま保存し、コピーをしてから編集すれば安心です。