【Excel】時間を引き算すると『######』となってしまう

タイムカードの管理や給料計算など、Excelで時間の計算をする方も多いと思います。
私の場合、ウェブサイトの滞在時間などを資料にしており、前月との差を出すことがあります。常に増えてくれればExcel的にもサイト運営的にも何の問題もないのですが（笑）、マイナスになってしまうことがあります。

A1セル　：　前月の滞在時間　3:28（3分28秒）
A2セル　：　今月の滞在時間　1:37（1分37秒）
A3セル　：　A2セル – A1セル

この場合、本来はA3セルの計算結果として -1:51（-1分51秒）となってほしいのですが、実際には『#####』と表示されてしまいます。
※本来3:28だと3時28分を示していますが、計算結果としては同じになるのでこの形で資料化しています。

この解決方法として一番簡単なものは、以下の手順だと思います。

[メニュー]／[ツール]／[オプション]／[計算方式]タブ／[ブックオプション]内の[1904年から計算]をチェック

これで、-（マイナス）が表示できるようになります。

[1904年から計算]というシステムについての情報は、Microsoftサポートオンラインの『[XL] 1900 年から計算する日付システムと 1904 年から計算する日付システム』に掲載されていますのでご確認ください。

ちなみに私は、関数による方法を使用しました。

=TEXT(ABS(A2-A1),IF(A2-A1<0,"-")&"h:mm")

TEXTは表示形式を指定する関数、ABSは計算結果の数値から+や-の符号を除いた絶対値を返す関数です。

【Excel】完璧なテンプレートにするために

先日、レシピや献立カレンダーをつくりたいという相談を受けました。毎月、毎日データを入れるためのテンプレートをつくりたいということです。
Excelは詳しくなく、どうすればよいか全く分からないということで、ひとつずつ順を追って、表を作り上げました。見た目は、お持ちいただいた下書きの紙と同じスタイルに完成しています。

しかし、難しいのはデータを入力した後です。
一応、ある程度は予測して、フォントサイズやセルの幅を設定しましたが、このあたりは実際のデータを入力してみないとわからないもの。印刷して手書きで入力するならOKですが、データ入力する際は、実際に使いながらテンプレートを仕上げていく作業が必要です。

最初から完璧なテンプレートはできません。
テンプレートを第三者に作ってもらう場合は、データ入力までした上で最終調整をしてもらうか、自分で微調整して仕上げていくことができるようにしておきましょう。

【Excel】シートタブが見当たらない！

厚生労働省が提供しているジョブ・カードの件でご相談いただいたときのこと。
最初はダウンロードせず、そのまま開いて変更をしていたというので、まず自分のパソコンに保存してから編集することをおすすめしました。
しばらくして「ホームページで編集していたときはシートがたくさんあったのに、ダウンロードしたファイルにはシートがない！」といいます。
シートタブを非表示にしているのかなと思い、以下の説明をしました。

[ツール]／[オプション]／[表示タブ]／[ウィンドウオプション]内の[シート見出し]のチェックをはずす
※Excel2000、2002の場合

しかし、チェックは入っているといいます。つまり、シートタブは表示されているはずです。しかし、見当たらないといいます。

となると、考えられる要因はひとつ。
シートの位置が悪く、下部が表示されていないのでは？と思い、シートの最大化のやり方をお伝えしました。実際やってみたところ、きちんとシートタブが現れました！

シートタブを非表示にするなんてこと、今までしたことがなかったので、ひとつ勉強になりました。

【Excel】セルを分けたい

セルの真ん中に線を引きたいとか、セルを分けたいという相談をときどきいただきます。しかし、Excelにとって、セルこそが最小単位。サイズの変更はできるものの、分割することはできません。複数のセルをひとつの“枠”ととらえるように線を引くことがポイントです。

Excelで書類を作るときは、ラフ案を手書きしておくとよいでしょう。
どのくらいのセル数（列数・行数）が必要になるかを把握するためです。

しかし、作りながらどんどん巨大化していくのも良くある話です。
最終系のラフ案がイメージできないときは、列幅を2～5くらいの、ごくごく小さいサイズに設定して作り始めるという方法もあります。
セルを結合するのは簡単ですが、セルを分割することはできません。初期値を小さくして、後は結合していく、というイメージです。

【Excel】円グラフのパーセンテージがおかしい

数字を入れると、簡単にグラフを作ってくれるのがExcelの良いところです。
しかし、円グラフを作る場合、同じ数字なのにパーセンテージが異なるという現象に見舞われることがあります。
原因は、端数。片方は繰り上がってしまったため、基準となるデータの数字は一緒なのに、片方は35％、もう一方は34％という、おかしなことになってしまうのです。

対処法としては、パーセンテージを表示しない。もしくは、小数点以下まで表示することです。

【パーセンテージを表示しない】
グラフウィザードで次へ次へと進む途中、[データラベル]タブをチェックします。
[パーセンテージ]ではなく[値]を表示すれば問題はありません。もしくは[なし]でもOK。


【小数点以下まで表示する】
完成したグラフの、パーセンテージの数字の上で右クリック。[データラベルの書式設定]をクリックします。[表示]タブをクリックし、[小数点以下の桁数]を1として[OK]ボタンを押す。1桁でダメな場合は、同じ手順で2桁に変更。

円グラフはどうしても100％が基準になるため、割り切れない数字が出るとこのような現象が起きてしまいます。
例えば以下の通りの数字を入れて円グラフを作ると、パーセンテージはこうなります。

A：80　→　37％
B：80　→　36％
C：20　→　　9％
D：40　→　18％

AとBは同じ80という数値なのに、パーセンテージは違いますね。上記方法で、小数点以下1桁を表示するようにすると、共に36.4％となります。

うまくいかなかったときは利用してください。